Aprovizionarea cu feși și tifon medical: checklist pentru organizații

Definește produsul înainte de a cere oferta

O solicitare care conține numai expresia «fașă» sau «tifon» lasă loc unor interpretări diferite. Pentru compararea corectă a ofertelor, necesarul trebuie descris prin caracteristicile verificabile ale produsului.

• denumirea și forma de prezentare: fașă, tifon metrat sau compresă;
• dimensiunea și unitatea de măsură;
• compoziția și statutul steril/nesteril cerute;
• numărul de bucăți per ambalaj și cantitatea totală;
• documentele care trebuie furnizate;
• cerințele de trasabilitate și păstrare aplicabile organizației.

Surse: [2]

Verifică recepția fizică și documentară

Organizația Mondială a Sănătății recomandă verificarea calității și cantității produselor recepționate, împreună cu înregistrarea informațiilor necesare administrării stocului. Pentru dispozitive, eticheta trebuie să ofere datele necesare identificării produsului și producătorului, plus condițiile speciale de păstrare sau manipulare atunci când acestea se aplică.

• produsul și cantitatea corespund comenzii;
• ambalajele sunt intacte și etichetele sunt lizibile;
• varianta, UDI-DI, lotul și termenul corespund documentelor;
• statutul steril/nesteril este cel solicitat;
• documentele corespund produsului și variantei;
• neconformitățile sunt izolate și înregistrate înainte de punerea în stoc.

Surse: [1][2][5]

Respectă eticheta și separă loturile

Condițiile producătorului au prioritate pentru fiecare produs. Regulamentul european cere indicarea condițiilor speciale de depozitare și manipulare atunci când acestea există, iar bunele practici OMS recomandă păstrarea produselor în ordine, departe de pardoseală și într-o configurație care permite curățarea, inspecția și separarea loturilor.

Etichetele DETEX pentru feși și tifon indică păstrarea în stare uscată și un interval de temperatură de la −10 °C la +40 °C. La recepție trebuie verificată eticheta variantei livrate; articolul nu extinde automat aceste condiții la alte produse sau versiuni de ambalaj.

Nu transfera condițiile de păstrare de la un produs la altul. Eticheta și documentația lotului recepționat rămân sursa operațională.

Surse: [2][4][5]

Folosește FEFO și păstrează trasabilitatea

Pentru articolele cu termen de valabilitate, regula FEFO — primul care expiră, primul care iese — reduce riscul de pierderi prin expirare. Data recepției nu este suficientă: un lot sosit mai târziu poate avea un termen mai apropiat decât stocul existent.

OMS recomandă înregistrarea lotului, termenului și poziției din depozit, verificarea periodică a stocului și separarea produselor expirate, deteriorate sau scoase din uz. Pentru produsele fără termen, procedura FIFO poate fi utilizată conform regulilor organizației.

• așază loturile cu termenul cel mai apropiat în poziția de eliberare;
• înregistrează mișcările fără a pierde legătura cu lotul;
• fă inventare periodice și reconciliază stocul fizic cu evidența;
• setează alerte interne pentru termene apropiate;
• nu elibera produse expirate, deteriorate sau cu ambalaj compromis.

Surse: [3][4]

Trimite o cerere de ofertă care poate fi evaluată rapid

O cerere completă scurtează schimbul de mesaje și permite furnizorului să confirme exact varianta. Include denumirea, dimensiunea, cantitatea, unitatea de ambalare, documentele necesare și termenul dorit pentru răspuns.

Disponibilitatea și condițiile de livrare trebuie confirmate în oferta comercială curentă; ele nu se deduc din acest ghid și nu sunt prezentate ca valabile permanent.

Surse: [1]